Kỹ Năng Giao Tiếp Với Khách Hàng Qua Điện Thoại

Trong mọi lĩnh vực, kỹ năng giao tiếp luôn là một yếu tố được mọi người quan tâm hàng đầu. Bởi khi làm việc với đồng nghiệp, hoặc tiếp xúc với khách hàng nếu chúng ta giao tiếp tốt sẽ gây được thiện cảm với họ. Nhưng nếu gặp trường hợp gặp khách hàng thông qua điện thoại, liệu bạn có biết cách làm sao để thuyết thục họ bằng lời nói, để đi đến kết quả hợp tác cuối cùng?

Có nhiều cách để bạn rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng thông qua điện thoại, tuy nhiên, trước hết bạn hãy cố gắng ghi nhớ và vận dụng những kỹ năng cơ bản nhất, kết hợp với "kỹ xảo riêng" để lời nói trở nên hay hơn và mang tính thuyết phục hơn.

Trường hợp bạn là người nhận điện thoại

Kỹ năng nhận cuộc gọi

Khi nghe thấy chuông điện thoại reo, hãy nhận cuộc gọi ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, đây là thời gian phù hợp để bạn chuẩn bị tâm lý khi giao tiếp với khách hàng.

Cố gắng giữ thái độ niềm nở và giọng điệu tích cực khi trả lời khách hàng, dù cuộc trò chuyện có ra sao thì cũng nên bình tĩnh và giải quyết vấn đề nhé.

Luôn Giữ Thái Độ Tích Cực Khi Giao Tiếp Qua Điện Thoại
Luôn Giữ Thái Độ Tích Cực Khi Giao Tiếp Qua Điện Thoại

Thể hiện sự niềm nở với khách hàng

Khi bạn giao tiếp với bất kỳ ai đó, giọng điệu niềm nở của bạn sẽ giúp khác hàng cảm thấy thoải mái và dễ chia sẻ những thông tin cá nhân cho bạn hơn.

Sử dụng nụ cười

Mặc dù việc giao tiếp chỉ được thực hiện gián tiếp qua điện thoại, nhưng khi vừa trò chuyện vừa thể hiện nụ cười thông qua lời nói. Khách hàng sẽ cảm nhận được thái độ của bạn và cuộc giao tiếp sẽ diễn ra thoải mái và trở nên gần gũi hơn rất nhiều.

Tập trung vào cuộc trò chuyện

Khi giao tiếp, hãy loại bỏ hết những việc xung quanh và chỉ tập trung vào cuộc nói chuyện của bạn với khách. Như vậy, bạn sẽ hiểu được mong muốn của khách hàng và giải đáp đúng nhu cầu của họ.

Tránh để khách hàng độc thoại

Điều này là tối kị, bởi nếu để trường hợp đó xảy ra, khách hàng sẽ cảm thấy bạn thiếu tôn trọng họ, như vậy kết quả cuộc trò chuyện sẽ không đi đến đâu.

Giữ giọng điệu vừa phải

Hãy cố gắng nói với nhịp điệu vừa phải, có điểm nhấn để khách hàng hiểu bạn đang nói gì và trọng tâm câu chuyện ở chỗ nào. Việc nói quá nhanh sẽ làm cho khách hàng thấy không thoải mái và không bắt kịp thông tin.

Đừng để bị cảm xúc chi phối

Có nhiều trường hợp bạn gặp phải khách hàng oái oăm, khó chịu, hãy cố gắng giữ bình tĩnh đừng để cảm xúc chi phối lời nói. Không ai biết được khi giận dỗi mình sẽ nói điều gì đâu.

Tóm tắt lại nội dung trò chuyện

Đây là bước để bạn đánh giá lại nội dung và xác nhận những thông tin cần thiết. Vì vậy không được bỏ qua, mà hãy ghi chú lại những ý chính để xác nhận lại một lần nữa nhé. 

Chào tạm biệt 

Hãy tạo cú knock-out bằng cách chào tạm biệt một cách thân mật với khách hàng, nếu được hãy kèm thêm một câu chúc nào đó để tạo ấn tượng tốt. Như vậy, khách hàng sẽ ghi nhớ và tỷ lệ gọi lại, hợp tác trong công việc sẽ cao hơn.

Hãy Chú Ý Xác Nhận và Ghi Lại Thông Tin Khách Hàng, Kết Thúc Trò Chuyện Bằng Một Lời Chào
Hãy Chú Ý Xác Nhận Và Ghi Lại Thông Tin Khách Hàng, Kết Thúc Trò Chuyện Bằng Một Lời Chào

Trường hợp bạn là người gọi

Về cơ bản, cả hai trường hợp có nhiều nét tương đồng với nhau, vì thế chúng ta sẽ chỉ điểm qua đôi nét khác biệt, nhằm có cuộc giao tiếp đầy thuyết phục.

  • Hãy chú ý thời gian gọi điện thoại, trách gọi quá trễ, hoặc quá sớm.
  • Không nên gọi vào giờ nghỉ trưa.
  • Không nên gọi vào giờ tan tầm vì người khác sẽ không nghe cuộc gọi của bạn.
  • Không nên gọi vào những giờ trình chiếu các chương trình gia đình, vì đây là khoảng thời gian mọi người nghỉ ngơi bên người thân và không muốn bị làm phiền.
  • Hãy chú ý nọi dung của cuộc gọi và cần có sự chuẩn bị trước.

Một điều cần lưu ý, khi gọi điện cho người nước ngoài, bạn cần phải pháp âm thật rõ ràng để người nhận có thể hiểu đúng ý của mình. Để làm được điều đó, bạn cần có sự rèn luyện ngoại ngữ thật tốt, nếu ai đang gặp rắc rối hãy lựa chọn Philippines để học. Bởi chi phí học tiếng Anh tại Philippines rất rẻ mà chất lượng lại tốt, bạn sẽ có những thay đổi tích cực về năng lực tiếng Anh chỉ sau 3 tháng.

Hy vọng với những thông tin trên đây, các bạn sẽ biết cách nâng cao kỹ năng giao tiếp qua điện thoại của mình, từ đó mang lại hiệu quả trong công việc và cuộc sống.